Световой режим 2. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным; архивные документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена. Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.
Какие требования к помещению архива в организации? Нужно ли проводить экспертизу данного кабинета под архив и какие вообще требования к кабинету для архивы есть, т.. Ответ Ответ на вопрос: Рассмотрев ваш вопрос можно сказать, чтобы создать архив организации, необходимо выполнить комплекс мероприятий: выбор и оборудование помещения, техническое оснащение архива, создание нормативных условий хранения, организация архивных документов в архивохранилище, разработка и утверждение нормативных документов архива. Не пропустите: главные изменения в кадровой работе За что ГИТ будет штрафовать кадровиков. Узнать подробности Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы.
Увлажненные архивные документы дела, группы дел подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке сушка, акклиматизация. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах. Для архивного фонда семьи, рода аналогичные сведения даются о каждом из родственников. Общие требования к учетным документам архива 3. Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов.
Требования к зданиям и помещениям архива 4. Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания.
Он не крадет много пространства при установке и способен световыми эффектами подкорректировать визуально комнату. Комбинированные потолки, состоящие из нескольких цветовых оттенков, можно самостоятельно подобрать с помощью дизайнерских программ в интернете или по фото в каталогах магазинов. Потолки одноуровневые натяжные видео. Натяжной способ дизайна потолка заслуживает внимания и по достоинству лидирует на рынке потолочной отделки. Натяжные потолки многие годы не изменяют себе продолжают развиваться как отрасль и набирать оборы популярности. Благодаря им можно за считанные часы кардинально поменять стиль комнаты, изменив при этом только вид потолка. Установленный натяжной потолок с люстрой.
Если у вас нет возможности отвести под архив несколько комнат, а весь архив должен располагаться в одном помещении, необходимо разделить его перегородками, отделив, как минимум, хранилище документов от рабочей зоны.
Архив организации следует расположить в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении. Это помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.
Вблизи здания помещения архива не должно быть и объектов, загрязняющих воздух. Основными требованиями к помещениям архива являются: расположение хранилища в административном здании нельзя размещать хранилище документов в зданиях, занятых службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии ; помещение не должно быть старым ветхим , сырым, неотапливаемым, не отвечающим санитарно-гигиеническим требованиям; помещение должно быть безопасным в пожарном отношении в соответствии со Специальными правилами пожарной безопасности государственных муниципальных архивов Российской Федерации утв.
Не рекомендуется размещать хранилище документов в подвальных помещениях и на верхних этажах здания или переоборудовать под архив чердачные помещения. Особые требования предъявляются к электропроводке: она должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники должны располагаться вне помещений хранилищ. Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.
Только после соответствующей экспертизы архив размещают в приспособленных зданиях или помещениях организации. По итогам экспертизы составляется соответствующий акт. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов.
Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел, документов отдельно.
При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел, документов. На основании листа листов проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов книги учета и описания проставляется штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку. В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов книги учета и описания неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов. Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку книгу учета физического технического состояния архивных документов. Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях.
В листе проверки в графе "Примечание" в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем муниципальным архивом. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.
В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года.
Результаты указанной проверки оформляются:при подтверждении наличия дел - в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования - в установленном порядке. При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.
Проверка технического и физико-химического состояния архивных документов. Не допускается складирование поступивших архивных документов в неразобранном виде.
Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий проводится не позднее 3 месяцев с момента приема архивных документов в архив. При этом удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах, папках, коробках предметы: металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки и т.
Одновременно выявляется вид основы кинофотодокумента. Архивные документы на нитрооснове подлежат немедленной проверке на стабильность. При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводится за счет источника комплектования. Качество бумаги и текста поступивших архивных документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния.
Обеспыливание поступивших архивных документов проводят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов и соблюдением мер санитарии и гигиены. Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется: целевым порядком; в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным полистным просмотром архивных документов.
Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов.
Целевой проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и, в зависимости от состояния архивных документов, устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки. Увлажненные архивные документы дела, группы дел подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке сушка, акклиматизация.
При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения. Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел.
Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги буквенная индексация и текста цифровая индексация в соответствии с методическими разработками. Проверка технического состояния аудиовизуальных и электронных документов в процессе хранения осуществляется с целью определения:состояния их упаковки;наличия стандартных ракордов;технического состояния их поверхности и перфорационных дорожек и склеек;наличия загрязнений и механических повреждений;стабильности нитроосновы;шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм; физико-механических характеристик коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.
Проверка технического состояния архивных документов осуществляется при внешнем осмотре в отраженном свете. Проверку электроакустических характеристик фонодокументов частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы проводят с использованием специального оборудования.
Проверку технических параметров электронных документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующего вида архивными документами. Снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов 2. Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускается.
Учет физического и технического состояния архивных документов 2. Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в:карточке учета технического состояния кинодокумента;карточке учета технического состояния фотодокумента; карточке учета технического состояния фонодокумента;карточке учета технического состояния видеодокумента. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.
Физико-химическая и техническая обработка архивных документов 2. Граморигиналы фонодокументов подвергаются электрохимической очистке. Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые. Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива.
Приоритет отдается уникальным документам и особо ценным документам. Номенклатура, порядок проведения и технология работ по физико-химической и технической обработке архивных документов определяются отраслевыми нормативными и методическими документами.
Общие требования к выдаче архивных документов из архивохранилища 2. Архивные документы, имеющие фонд пользования, из архивохранилища, как правило, не выдаются. Архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, из архивохранилища не выдаются для использования и проведения работ по созданию страхового фонда и фонда пользования. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища.
Состав других дел, подлежащих полистной проверке, определяется руководством архива на основе решения экспертно-методической комиссии. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:выемку архивных документов;сверку архивного шифра и заголовков аннотаций с описью книгой учета и описания дел, документов; полистную проверку архивных дел - в установленных случаях.
Сверка архивного шифра архивных документов с описью книгой учета и описания дел и документов предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, первичного средства хранения аудиовизуального, электронного документа, правильности составления заголовка и шифра единицы хранения. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист заменяются с сохранением при необходимости старой обложки. При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.
Сроки выдачи архивных документов 2. Выдача архивных документов из архивохранилища для экспонирования осуществляется на срок, определенный договором о проведении выставки. Срок выдачи архивных документов для создания страхового фонда, фонда пользования и для специальной обработки определяется планами работы архива и договорами на проведение соответствующих работ со сторонними организациями.
Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения руководства архива. Оформление выдачи архивных документов 2. Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища, которые ведутся раздельно по каждому архивохранилищу и виду выдачи. Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом требованием на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в читальный зал, в которой расписывается работник читального зала.
Заказ требованием регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в рабочие помещения, в которой работник, получивший архивные документы расписывается за каждую единицу хранения. Заказ требование находится в архивохранилище до истечения срока его хранения. Выдача архивных документов в лабораторию архива оформляется заказом на проведение соответствующих работ и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища в лабораторию, в которой расписывается работник лаборатории.
Заказ учитывается в лаборатории и в соответствующем подразделении архива и служит контрольным документом за ходом проведения всех этапов работы с архивными документами. Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов во временное пользование и регистрируется в книге выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование.
Выдача фонда пользования 2. Выдача копий архивных документов из фонда пользования оформляется заказом требованием на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов и регистрируется в книге книгах выдачи фонда пользования, ведущихся централизованно или раздельно по каждому архивохранилищу. Выдача описей дел, документов 2. Описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий пяти дней. Контроль за сохранностью выданных архивных документов.
Возвращение архивных документов в архивохранилище 2. Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения сроков возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов. Если невозвращение архивных документов в срок в архивохранилище вызвано необходимостью их дальнейшего использования, выдача переоформляется.
В целях контроля за сохранностью архивных документов подразделение, ответственное за хранение архивных документов, проводит проверки сохранности выданных из архивохранилища архивных документов. Проверки проводятся в плановом порядке или по мере необходимости по согласованию с руководством архива. При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке см.
Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим архивные документы, и представляется на рассмотрение руководства архива.
Транспортировка и перемещение архивных документов 2. При транспортировке архивных документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту архивных документов от осадков, света, механических повреждений.
Транспортировка архивных документов производится при их плотной укладке, исключающей возможность перемещения архивных документов внутри упаковки, ударов и различных сотрясений, при этом фотофонодокументы упаковываются в вертикальном положении в коробки жесткой конструкции соответствующего размера, обернутые во влагонепроницаемую ткань.
Другие аудиовизуальные и электронные документы, графические и крупноформатные дела и документы перемещаются только в упаковке, в которой они хранятся, или в специально предназначенных для их перемещения средствах. Транспортировка архивных документов на дальние расстояния производится в упакованном виде в крытом транспортном средстве в соответствии с правилами перевозки ценных грузов, установленными для соответствующего вида транспорта. Выявление уникальных документов и особо ценных документов 2.
Выявление уникальных документов и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.
Создание страхового фонда 2. Совокупность страховых копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации далее - страховой фонд создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов этих документов.
Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов уникальных документов и особо ценных документов в специальных архивохранилищах см.
Очередность страхового копирования определяется с учетом физического состояния уникальных документов и особо ценных документов и интенсивности обращения к ним. Подготовка уникальных документов и особо ценных документов к страховому копированию осуществляется в соответствии с порядком выдачи архивных документов из архивохранилищ см.
Страховое копирование проводится с соблюдением систематизации единиц хранения в описи дел, документов, которая копируется перед единицами хранения. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы. При страховом копировании дела, как правило, расшивке не подлежат.
Страховое копирование уникальных документов и особо ценных документов осуществляется в соответствии с технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами. Страховой копией архивного документа на бумажной основе является негативная микроформа микрофильм или микрофиша 1-го поколения, изготовленная на фотографической галогенидосеребряной пленке соответствующего типа методом оптического фотографирования документов.
Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке соответствующего типа методом контактной печати. Страховой копией фотодокумента является первая копия оригинала, изготовленная на фотопленке соответствующего типа методом репродуцирования или контактной печати. Страховой копией фонодокумента является первая копия оригинала, изготовленная современной системой записи.
Страховой копией видеодокумента является первая копия оригинала, изготовленная в формате оригинала способом видеозвукозаписи на магнитной ленте. Создание, комплект и состав фонда пользования 2. Позитивная копия и промежуточный позитив изображения должны входить в комплект кинодокумента, принимаемого на постоянное хранение. В фонд пользования включаются копии полностью скопированных единиц хранения.
Копии отдельных архивных документов могут быть включены в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов. Проверка наличия и состояния, технический контроль страхового фонда и фонда пользования 2. Все страховые копии должны соответствовать оригиналу, как по содержанию, так и по ряду внешних признаков.
При приеме страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния, визуально-техническое состояние копий. В процессе хранения страховые копии подлежат: проверке наличия и состояния в целях установления фактического наличия страховых копий, их соответствия данным учетных документов; техническому контролю состояния и своевременному проведению необходимых консервационно-профилактических мероприятий.
Результаты технического контроля фиксируются в документах о техническом состоянии страховых копий, где даются заключения о необходимости и сроках проведения профилактических и реставрационных работ и устанавливаются сроки следующего технического контроля. Проверка наличия и состояния фонда пользования осуществляется с целью контроля за сохранностью копий и организации работы по своевременному восстановлению фонда пользования. Объем и периодичность работы по проверке наличия и состояния фонда пользования определяется с учетом его общего объема, состава, интенсивности выдачи копий и частоты их воспроизведения, а также условий хранения.
Передача страхового фонда на специальное хранение п. Централизованное хранение страхового фонда осуществляет федеральный государственный архив - Центр хранения страхового фонда ЦХСФ. Хранение страхового фонда государственного архива субъекта Российской Федерации и муниципального архива может осуществлять специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации.
Страховые копии в порядке расположения их в описи страхового фонда помещаются в соответствующую тару для транспортировки, имеющую порядковую нумерацию в пределах отправляемой партии, и направляются в опломбированных контейнерах. Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации 2. Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации направлено на обеспечение их сохранности, возмещение ущерба в случае кражи, утраты, повреждений и иного возможного ущерба.
Страхованию подлежат:документы Архивного фонда Российской Федерации, а также подлежащие возвращению их копии, вывозимые за рубеж для экспонирования на выставках, реставрации или с другими целями;уникальные документы, предоставляемые для экспонирования на выставках внутри страны. Страховая оценка документов Архивного фонда Российской Федерации проводится в архиве комиссионно.
Категория ценности документов Архивного фонда Российской Федерации и размер их страховой оценки устанавливаются на основе специальных методических разработок.
Оформление временного вывоза документов Архивного фонда Российской Федерации за рубеж 2. Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях2.
С учетом возможных чрезвычайных ситуаций архив разрабатывает и при необходимости периодически пересматривает планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы о работе в чрезвычайных ситуациях. Планы и другие документы по мобилизационной подготовке, гражданской обороне архива разрабатываются в установленном порядке. Выполнение в архиве мероприятий, предусмотренных планами мобилизационной подготовки и гражданской обороны, осуществляется согласно этим планам в установленном порядке.
Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием. Архив осуществляет государственный учет архивных документов.
Состав и порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
Учету подлежат:хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива. Архивный шифр обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения её учета и идентификации состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива его официальной аббревиатуры и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.
Учет архивных документов в государственном архиве, государственном и муниципальном музее, библиотеке, организации Российской академии наук осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника. В архивохранилище государственного архива, организации Российской академии наук назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища.
Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, ответственных за организацию комплектования архива архивными документами. Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет. В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных документов. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.
В отдельных случаях по решению руководства архива может быть выдано дело фонда. Хранение учетных документов осуществляется в установленном порядке см.
Единицы учета архивных документов 3. Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учета.
Архивные документы личного происхождения, прошедшие только первичную обработку, учитываются по документам или листам. Неупорядоченные архивные документы россыпь учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения. Система учетных документов архива 3. Состав и формы основных учетных документов кроме паспорта архивохранилища определены настоящими Правилами.
Общие требования к учетным документам архива 3. Учет архивных документов периода до 1917 г. Исключение составляют специализированные архивы, хранящие архивные документы личного происхождения и аудиовизуальную документацию. Номера архивных фондов периода после 1917 г. Номера архивных фондов ликвидированного партийного архива, включенных в состав архивных фондов государственного архива субъекта Российской Федерации, должны иметь индекс "П", отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой П-1, П-2 и т.
Изменения в учетные документы вносятся только на основании соответствующих актов см. После внесения изменений в учетные документы акты помещаются в дело фонда, при нефондовой организации архивных документов - в дело организации - сдатчика документов. Акты нумеруются в деле фонда по видам актов в валовом порядке; при нефондовой организации архивных документов - в деле организации-сдатчика документов. Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших за год архивных документов.
Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах. Номера утраченных, переданных в другие архивы архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, архивные документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам. Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях.
Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи дел, документов. Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций, из перечня названий сменявших друг друга организаций.
Конкретные названия всех организаций, архивные документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.
Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания; название архивного фонда семьи или рода - из фамилий и инициалов главных членов семьи или рода и их титулов, рангов, званий. Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или рода указываются в листе фонда.
Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все архивные документы архивного фонда, включая неописанные и секретные. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.
Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке. Листы учета аудиовизуальных документов составляются при нефондовой организации архивных документов раздельно на различные виды кинофотофоно и видеодокументов. Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов.
Описям дел, документов присваиваются учетные номера по листу фонда; при нефондовой организации архивных документов - по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида. Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров, за исключением случаев, предусмотренных п. Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.
Законченная опись дел, документов должна включать, как правило, не более 9999 единиц хранения, единиц учета. Архив должен иметь 3 экземпляра описей дел, документов, первый из которых является страховым. Если опись дел, документов пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи дел, документов включается во вновь составленную опись дел, документов за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке. По реестру описей ведется поединичный и суммарный учет описей дел, документов архива.
Каждой новой описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем левом углу. Ежегодно на 1 января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве.
Паспорт архивохранилища составляется ежегодно каждым архивохранилищем и отражает объем размещенных в нем архивных фондов, дел и архивных документов. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено.
Если архивные документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе единиц хранения, то в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц хранения и их архивных шифров. В дела фондов первичных партийных и комсомольских организаций помещаются справки со сведениями о нахождении архивных документов по истории данного фонда в деле другого фонда. Дела фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, включаются в его дело фонда. К делу фонда составляется внутренняя опись.
Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов. Состав документов дела организации-источника комплектования документов при нефондовой организации архивных документов аналогичен составу документов дела фонда. Общие требования к учетным базам данных 3. Учет поступления и выбытия архивных документов 3.
Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ см. Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета кинофотофонодокументов и видеодокументов.
Световой режим 2. Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным; архивные документы могут размещаться в помещениях с окнами или без окон. Размещение архивохранилища в помещениях без окон допускается при наличии в нем искусственной или естественной вентиляции воздуха с установленной кратностью воздухообмена.
Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.
Санитарно-гигиенический режим 2. Архивохранилища и другие помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли. В архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение любых посторонних предметов, использование пищевых продуктов, а также курение. В архивохранилище обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон устойчивого микроклимата.
Не допускается размещение архивных документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах. Окна в помещениях архива, открывающиеся в теплое время года, защищаются сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм. Защитными сетками оборудуются также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища, наружные отверстия вентиляционных систем.
Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни. Оборудование архивохранилища средствами хранения 2. Кинодокументы на негорючей триацетатной основе хранятся в неплотно закрывающихся металлических или пластиковых с отверстиями коробках для предотвращения скапливания внутри коробки паров уксусной кислоты, выделяемых основой кинопленки. Видеодокументы хранятся в вертикальном положении в заводской упаковке.
Расстояния проходы для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются по специальным нормам с учетом типоразмера оборудования.
Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение архивного документа внутри упаковки.
Организация хранения архивных документов в архивохранилище 2. Организация хранения архивных документов в архивохранилище - система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление реставрацию первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.
Общие требования к размещению архивных документов 2. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск. План схема находится в подразделении, осуществляющем учет документов архива, или у работника, ответственного за учет, а соответствующие его разделы - в архивохранилище. Размещение архивных документов обособленного хранения 2.
Место расположения и площадь, выделяемая для размещения архивных документов обособленного хранения, определяются архивом, исходя из реальных возможностей и перспективных объемов комплектования архива. Размещение секретных архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению режима секретности в Российской Федерации.
Уникальные документы и архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, изымаются из состава архивных фондов и подлежат сейфовому хранению. Размещение фонда пользования 2. Копии фонда пользования на пленочной основе размещаются в архивохранилищах с нормативными для них режимами хранения. В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дела в одном отрезке может находиться не более трех скопированных дел.
Размещение учетных документов 2. Ответственными за сохранность и использование учетных документов являются работники, осуществляющие их ведение в соответствующем структурном подразделении и по архиву в целом. Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале. Оформление ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов2.
Каждое первичное средство хранения архивных документов коробка, папка и т. Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств. Проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов 2.
Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.
Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно внеочередные. В государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук плановая цикличная проверка наличия и состояния проводится: уникальных документов - ежегодно;особо ценных документов на бумажной основе - один раз в 10 лет в государственной библиотеке - один раз в 5 лет ;аудиовизуальных и электронных документов - один раз в 5 лет; кинодокументов на нитрооснове - один раз в 2 года.
Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в порядке, установленном для секретных архивных документов. В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.
Проверку наличия и состояния архивных документов в государственном архиве проводят, как правило, два работника. При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном без подшивки виде.
В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается: вносить в опись дел, документов книгу учета и описания неучтенные единицы хранения;делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.
Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов. Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел, документов отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел, документов.
На основании листа листов проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов книги учета и описания проставляется штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку. В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов книги учета и описания неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.
На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов. Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку книгу учета физического технического состояния архивных документов. Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. В листе проверки в графе "Примечание" в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем муниципальным архивом.
Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке. В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета.
В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанной проверки оформляются:при подтверждении наличия дел - в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования - в установленном порядке.
При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска. Проверка технического и физико-химического состояния архивных документов. Не допускается складирование поступивших архивных документов в неразобранном виде. Оценка физического и технического состояния поступивших архивных документов, а также их страховых копий проводится не позднее 3 месяцев с момента приема архивных документов в архив.
При этом удалению подлежат все посторонние, находящиеся в делах, папках, коробках предметы: металлические, картонные, бумажные и другие закладки, прокладки, скрепки и т.
Одновременно выявляется вид основы кинофотодокумента. Архивные документы на нитрооснове подлежат немедленной проверке на стабильность.
При обнаружении дефектов составляется акт произвольной формы, отражающий характер дефектов и меры по их устранению. Устранение дефектов проводится за счет источника комплектования. Качество бумаги и текста поступивших архивных документов проверяется выборочно для общей оценки их состояния. Обеспыливание поступивших архивных документов проводят в специальном помещении с применением вытяжных шкафов и соблюдением мер санитарии и гигиены. Проверка физико-химического и технического состояния архивных документов в процессе хранения проводится с целью выявления поврежденных архивных документов и архивных документов с потенциально опасным физическим или биологическим состоянием и осуществляется: целевым порядком; в ходе проверки наличия и состояния архивных документов; при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища, а также при всех других работах, связанных с поединичным полистным просмотром архивных документов.
Целевая проверка физического состояния архивных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности архивных документов. Целевой проверке физического состояния подлежат все архивные документы, пострадавшие в экстремальных условиях. По результатам контроля делается заключение о необходимости проведения реставрации и консервации и, в зависимости от состояния архивных документов, устанавливаются сроки проведения следующей контрольной проверки.
Увлажненные архивные документы дела, группы дел подлежат немедленному выделению, внеочередной обработке сушка, акклиматизация. При массовом увлажнении архивных документов принимаются меры по осушению архивохранилища, нормализации режима хранения. Наличие дефектов бумаги и текста устанавливается визуально при полистном просмотре дел. Дефекты классифицируются на основе единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги буквенная индексация и текста цифровая индексация в соответствии с методическими разработками.
Проверка технического состояния аудиовизуальных и электронных документов в процессе хранения осуществляется с целью определения:состояния их упаковки;наличия стандартных ракордов;технического состояния их поверхности и перфорационных дорожек и склеек;наличия загрязнений и механических повреждений;стабильности нитроосновы;шага перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм; физико-механических характеристик коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя и др.
Проверка технического состояния архивных документов осуществляется при внешнем осмотре в отраженном свете. Проверку электроакустических характеристик фонодокументов частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы проводят с использованием специального оборудования. Проверку технических параметров электронных документов проводят с использованием специальной аппаратуры и программного обеспечения, предназначенных для работы с соответствующего вида архивными документами.
Снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов 2. Снятие с учета и уничтожение неисправимо поврежденных уникальных документов не допускается. Учет физического и технического состояния архивных документов 2.
Учет физического и технического состояния аудиовизуальных документов осуществляется в:карточке учета технического состояния кинодокумента;карточке учета технического состояния фотодокумента; карточке учета технического состояния фонодокумента;карточке учета технического состояния видеодокумента. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.
Физико-химическая и техническая обработка архивных документов 2. Граморигиналы фонодокументов подвергаются электрохимической очистке. Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.
Плановая обработка архивных документов проводится по результатам проверки их состояния в порядке очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к различным ценностным группам, особенностей физического состояния архивных документов различных видов и возможностей архива.
Приоритет отдается уникальным документам и особо ценным документам.
Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил - РЕШЕНИЕ РОСАРХИВА ОТ 06.02.2002Основные правила работы архивов организаций. Необходимо учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройка. Организация хранения архивных документов в архивохранилище. Общие требования к размещению архивных документов. Размещение учетных документов. Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях.. На коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке. Порядок размещения устанавливается в зависимости от.